Notice d’information relative aux données à caractère personnel

A partir des renseignements qui sont demandés à nos clients ou prospects par l’intermédiaire de nos préposés, mandataires ou distributeurs, des formulaires qui sont complétés par notre clientèle ou, plus généralement, de processus de collecte d’informations sur notre clientèle ou nos prospects, notamment à partir du site ariovis.fr, Ariovis, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et traite des informations identifiant des personnes physiques et pouvant concerner leur vie privée comme leur vie professionnelle (par exemple : le nom, les coordonnées personnelles ou professionnelles, la profession, l’adresse IP etc.).

Ces informations sont ci-après dénommées ‘Données à Caractère Personnel’ ou ‘Données’.

La protection des Données est essentielle pour construire, avec nos clients, une relation d’affaires de confiance.

Dans ce but, Ariovis veille en permanence au respect des règles légales sur la protection des Données à caractère Personnel et entend assurer une gouvernance responsable de ses fichiers informatiques ainsi que la plus grande transparence sur les traitements de Données qu’elle opère.

‍Cette notice d’information vous est destinée en tant que personne physique concernée par les traitements de données opérés par Ariovis. Elle explique pourquoi Ariovis a besoin de collecter vos Données, comment vos Données seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et les droits dont vous disposez.

Qui sont les personnes dont les Données sont collectées ?
‍Les visiteurs du site internet ariovis.fr, nos clients ou nos prospects et leurs éventuels représentants légaux, mandataires, personnes de contacts, préposés.

‍Quelles Données Ariovis utilise-t-elle et d’où viennent-elles ?Ariovis collecte et utilise les Données strictement nécessaires à ses activités et aux finalités définies dans cette notice d’information.
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Catégories de Données utilisées :

- Données d’identification (ex. état civil, civilité, adresse),
- Données de contact (ex. adresse postale, email, téléphone),
- Données sur la vie professionnelle (ex. profession),
- Données de connexion.

Catégories de Données sensibles :
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Ariovis ne traite pas de Données en lien avec l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, philosophiques ou l’appartenance syndicale, des données génétiques, biométriques ou concernant la santé, la vie ou l’orientation sexuelle, relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Source des Données :
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Les Données utilisées par Ariovis ont été fournies directement par vous ou ont été obtenues indirectement par l’intermédiaire de nos clients entreprises et institutionnels, nos partenaires ou encore de sources publiques.

‍À quelles fins et sur quels fondements vos Données sont-elles collectées et utilisées ?
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‍Dans le cadre du formulaire de contact accessible sur le site Ariovis ou de notre relation d’affaires, Ariovis a besoin de recueillir vos Données pour les finalités décrites ci-dessous et sur la base des fondements suivants :

- Lorsque vous remplissez le formulaire de contact accessible sur le site Ariovis, vous consentez à ce que Ariovis recueille et traite vos Données afin de pouvoir vous identifier et répondre à votre demande.
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- Exécuter le contrat relatif aux produits et services que vous avez souscrits ou que vous souhaitez souscrire :
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‍Il s’agit notamment pour Ariovis d’assurer :

- Une assistance et le traitement de vos demandes y afférant.
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A défaut de pouvoir recueillir et traiter vos Données, Ariovis ne sera pas en mesure de conclure ou exécuter le contrat qui nous lie à nos clients.

Finalités soumises à votre consentement

Ariovis entend soumettre certains traitements de vos Données au recueil de votre consentement. Dans ces cas, vous serez sollicitez pour consentir, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos Données pour des finalités explicites.

Par exemple, toute prospection commerciale à destination d’un client ou prospect personne physique, sera soumise à votre consentement préalable si vous n’êtes pas client de Ariovis ou si vous êtes client de Ariovis mais que la prospection porte sur des produits qui ne sont pas analogues à ceux que vous avez déjà acquis.

Qui a accès à vos Données ?
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Ariovis prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des Données qu’elle a collectées mais aussi leur confidentialité, c’est-à-dire s’assurer que seules les personnes autorisées y accèdent.
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Seules les personnes habilitées en raison de leurs activités au sein des services compétents de Ariovis, en charge des traitements correspondants, ont accès à vos Données dans la limite de leurs habilitations.

De même, dans l’exécution d’une des finalités précitées, vos Données peuvent être transmises à ou accessibles :

- A nos prestataires et partenaires, de manière sécurisée, dans le cadre de l’exécution de nos finalités précitées,
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- A certaines professions règlementées (avocats, notaires, auditeurs),

Certaines autorités pourront également se voir communiquer vos Données, conformément aux lois et réglementations applicables.

Dans les circonstances définies ci-dessus, Ariovis peut être amenée à transférer (communiquer ou rendre accessible) vos Données dans un autre pays au sein ou hors de l’Union Européenne.

‍Combien de temps sont conservées vos Données ?
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Une fois les finalités de traitement des Données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations légales ou règlementaires imposant de conserver certaines Données, Ariovis ne conserve plus vos Données.

La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies.Les Données des prospects collectées dans le formulaire de contact accessible sur le site Ariovis ou directement par un préposé, sont conservées pendant une durée maximum de 1 an.

Les Données collectées à des fins de notre relation d’affaire sont conservées pendant le temps nécessaire à l’exécution du contrat et jusqu’à l’expiration des délais légaux applicables c’est à dire de 5 ans.

Ce délai peuvent être plus longs dans certaines situations spécifiques, lorsque la réglementation l’exige. Il peut également être plus longs en cas de recours en justice. Dans ce cas les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure judiciaire puis archivées selon les durées légales de prescription applicables.Lorsqu’une donnée à caractère personnel est collectée pour plusieurs finalités, elle est conservée jusqu’à épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

Quels sont vos droits sur vos Données ?

Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :
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– Accéder à l’ensemble de vos Données,
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– Rectifier, mettre à jour et effacer vos Données,
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– Vous opposer au traitement de vos Données et au traitement de vos Données à des fins de prospection,
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– Demander la portabilité de vos Données, pour les traitements reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat conclu ou à conclure,
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– Demander une limitation des traitements que nous opérons relatifs à vos Données,
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– Retirer votre consentement à tout moment (pour tout traitement soumis à votre consentement),
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– Introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, à savoir celle du pays de l’Espace Economique Européen dans lequel se trouve votre résidence habituelle, ou votre lieu de travail ou le lieu où la violation présumée de la réglementation aurait été commise (en France, la CNIL :www.cnil.fr)
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En outre, vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données après votre décès, lesquelles directives peuvent être enregistrées également auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Ces directives, ou sorte de « testament numérique », peuvent désigner une personne chargée de leur exécution ; à défaut, vos héritiers seront désignés.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, merci de nous contacter aux coordonnées indiquées sur les mentions légales (« Nous contacter »)